「リモートワーク挑戦記」vol.3グループ事業報告会をオンラインで開催すると、過去最高の満足度になった話

BEENOSグループでは四半期ごとにグループ全社員が集まる「事業報告会」を実施しています。

BEENOSグループは現在公表しているものだけで9つの事業を展開していますが、組織も大きくなってくると組織や事業の状況が見えづらくなる側面があります。

事業報告会は、社員に事業の現状を正しく理解し、より効果的に成果を上げるための場として設定されており、毎四半期が締まるタイミングで開催しています。本会では、事業の進捗などを各事業責任者やグループ会社の代表より社員に向けて報告しています

従来は、BEENOSグループの東京本社である御殿山オフィスにある通称ラウンジでオフライン実施+各拠点を中継で繋げる、一部リモート型で開催をしてきましたが、4月度、初の完全オンライン開催をしました!すると社員アンケートの満足度がかつてない高さとなりましたので今回こちらでご紹介しようと思います!


事業報告会の完全オンライン開催が2週間前に決定!

コロナウイルスが猛威を振るうようになり、3密を避けることが重要となっている今、社内イベントのあり方も見直す必要があります。

BEEBNOSグループでは早期よりリモートワークへの切り替えを行っていましたが、全社イベントのリモートは実は、初の試み。ですが、昨今の状況に鑑み、開催が2週後に控えたタイミングでオンライン開催での実施検討を開始。ビデオ通話を可能にするツールである"ZOOM"を使った実施を判断しました。

※余談ですが、ZOOMの契約はプロプランを契約。事業報告会は参加人数が多いので追加課金で6700円を足して合計月額8700円となりました。決して高くないですね。


事業報告会のアジェンダ

開催にあたり考えた、当日のアジェンダは2つ。1つ目はグループCEO直井からの発表で、各事業の進捗共有、2つ目は今月新たに入社した新卒社員の紹介です。スライドを使用するため、進捗共有については直井より画面共有の上、スライド操作・説明をいただくことになりました。新卒紹介については新卒の代表者に全員分の自己紹介スライドを結合して操作してもらいつつ、本人から自己紹介を発言するというように決めました。スライドが複数に分散すると切り替えが大変ですからね。そして当日の司会は私が担当することになりました。(いつものことです笑)

(当日の流れ)


オンライン全社イベント、いざ開催!

事業報告会は、2020年4月17日(金)16:00~17:00の時間帯で開催。当日は実際に280名もの社員に参加いただきました!開催にあたって、発言者以外はミュートにするというルールと質疑応答はチャットで行う旨を冒頭説明しました。

まずはBEENOSグループCEO直井より、事業の状況報告があり、グループ全社やサービスがこの四半期に行ってきた内容について振り返りました。

今回、グループ全体、各社の事業説明は代表の直井がまとめて実施。このコロナ禍の状況で、BEENOSが社会の一員として今できることについて熱く語る場面も。(状況を悲観したり批評するのではなく、今自分にできることは何かを考え、実行するのがBEENOS流、が個人的パンチライン・・・本当に考えさせられました。)

(熱弁を奮うCEO直井)


発表後はチャットで質問を受け付けましたが、スライドの内容や、会社の状況について質問がいくつか出ました!

次に新卒の自己紹介発表ですが、各人がスライドに自分の特徴をユーモアたっぷりにまとめてくれていて、とてもスムーズに進行しました。もうちょっともたつくと思っていた私・・・侮ってはいけないですね。笑 さらに、意外な動きもあり、チャットがいい意味で炎上!新卒の発表内容に関する感想やコメントや応援メッセージでとにかく盛り上がったのです。

(今年入社した新卒S.Kさんのスライドを拝借)


普段オフィスで開催すると遠慮してしまうようなことも、いい意味でできちゃうのがオンラインだという印象を受けました。

最終的には5分ほどオーバーしましたが、ほぼ時間通りに終了させることができました。

そして会社直後に参加者へ事業報告会の満足度を問うアンケートを送信。


アンケート結果が過去最高水準に!

本アンケートは、毎回事業報告会終了後にとっており、イベントの満足度などを定点観測しています。通常のアンケートの回答者は30名〜50名程度、参加者の回答率も25%~30%の範囲内でした。しかし今回はアンケートに回答してくれた人が154名で回答率53%とかなりの高水準。貴重なフィードバックが集まる良い機会です。

イベントアンケートから見えた、良かった点について、代表的な3つをご紹介します!

1.イベントへの満足度がかつてないほど高く、ほとんどが最高点で評価

通常の満足度は5段階評価の4に集中します。これも改善を重ねた結果の数値でして、2年前のアンケートでは、満足度は3に集中していました。ですが、今回のイベントでは圧倒的に5に集中!実に素晴らしい。

感想として、オフィスでの開催だとスライド内容見えない時があったが、オンライン開催だと内容がよく見えたという声や、そもそも内容に集中ができたという声が目立ちました。またコロナ収束後もこの形式での開催を希望する声もありました。また、メッセージへの共感の声も多く、この状況下で社員に正しく理解してもらえたと感じました。

一部ツールの使い方が分かりづらかったという意見もありましたので次回の反省に!

2.イベントへの参加率が高かった。(途中抜けも少ない)

通常オフィスで開催すると自席での作業や営業で外出していたり、意外と集まりきれないものですが、在宅ワークの状況も助けてか参加率も高い結果に。また、途中で抜ける人がほぼおらず、いなくなったりする人はいませんでした。

3.運営負荷がかなり下がった。

通常期のオフィスでの開催だと、ラウンジと呼ばれる社内のイベントスペースを30分前から整えて、人が数百人入れる体制をつくります。また一部リモートなのでスライド内容や音声を伝えるための設定を行います。(これが結構大変!ハウリングしたり音声が聞こえづらかったり)また開始時間になるとぞろぞろと執務エリアから人が流れてきますが、開始時間になっても席に付いてない人がいたりと大変です。笑 

そして最後はもちろん後片付けがあります。意外と運営負荷って大きいですよね。その割に満足度は上がらない。

今回はすごく楽で、当日使う資料の作り込み以外は特に大きな負荷はなかったのではないでしょうか?1つあるとしたらZOOMにアクセスしてくる280名の従業員アクセス承認作業でしょうか。笑 ぽちぽちと大変そうでした。(^_^;)


現在の状況からつながる未来

この度のオンラインイベント開催では、先に紹介した3つの大きな利点・成果が確認できました。逆境においても進歩・進化できるポイントはたくさん隠されています。

BEENOSグループとしてはおそらく今後、事業報告会含めた社内イベントのあり方が大きく変わることになると思います。そして、2月中旬より継続しているリモートワークを受け、事業報告会のみならず働き方も大きく変わるでしょう。

BEENOSは変化を楽しめるメンバーがとても多い会社です。だからこそ、この変化が起きる状況を追い風にかえていきます。また、同時に社会の一員であるという自覚と誇りを持ち、今何ができるか考え、実際に行動で示していきたいと思います。

引き続き応援をよろしくお願いします!

(最後に使われたスライド)

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