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突然の在宅勤務でお困りのバックオフィスの方へ。フルリモートに舵を切ったCINRAが導入したツール・サービス紹介

みなさん、こんにちは。CINRA, Inc.人事の康(かん)です。

弊社では11月よりオフィスを廃止し全メンバーがフルリモート勤務に移行しました。つまり、メンバー全員が自宅やコワーキングスペースなど、それぞれのライフスタイルに即した場所で仕事をすることにしたのです。

この決断に至った経緯などはこちらで読んでいただくとして、フルリモートにしていく上で、課題はたくさんありました。契約書のやりとり、印刷、打ち合わせ場所、などなど。そこで今回は、私たちCINRAがどのようにして一つひとつの課題を解決していったのかをご紹介できればと思います。

より自由な働き方を手にしていく上で、総務など、バックオフィスの方のご参考になればうれしいです。

まずは請求書の発行や、契約書のやり取りなど、自宅だと取り組みにくい仕事を解決していくために弊社が導入したのが以下のサービスです。

・請求書の数を激減させる!「pasture(パスチャー)」
・契約書のやりとりを激減させる! 「DocuSign(ドキュサイン)」
・代表電話、どうする!? 「クラコール」


・請求書の数を激減させる!「pasture(パスチャー)」

pasture」とは、企業と外注先の間に発生する、発注からタスク管理、請求書受取、振込データ作成までをワンストップで管理できるクラウドサービスです。弊社ではこれまで、社員が各外注先から請求書を回収し、経理に渡す、という手順を踏んでいたのですが「pasture」を利用し手続きをデジタル化することで、紙での請求書回収やPDFで受け取った請求書を印刷し、振込データを手入力するというプロセスを省略することができました。


・契約書のやりとりを激減させる! 「DocuSign(ドキュサイン)」

契約書のデジタル化は一気に進みましたが、弊社では「DocuSign」を採用しました。「DocuSign」は、契約をクラウド上で締結することにより、ペーパーレス化(製本・押印・発送を無くす)を実現するサービスです。契約のオンライン締結が可能になり、郵送の手間、郵送に伴うタイムラグをなくすことができました。


・代表電話、どうする!? 「クラコール」

リモートで仕事をする場合「代表電話に着信があったときの対応ってどうなるの?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。そんな疑問を解決してくれるのが「クラコール」です。弊社では「クラコール」を自動音声案内の設定と留守番電話、FAXの受信に利用しています。「クラコール」を利用すれば留守電が入った場合、メールでお知らせが届きます。これは便利! 弊社では総務のメンバーにお知らせメールが届くよう設定しており、メール確認後すぐに対応できるようにしています。また、「クラコール」の利用登録をすると、電話回線がなくとも東京であれば地域番号「03」から始まる電話番号、を取得することができます。


次に、社員全員の業務に関わるサービスをご紹介いたします。

・打ち合わせ場所はどこでも! 「SPACEMARKET(スペースマーケット)」
・地味に困る大部数印刷! 「ACCEA(アクセア)」
・すぐにプリントしたいときは「ネットワークプリント for Biz」

・打ち合わせ場所はどこでも! 「SPACEMARKET(スペースマーケット)」

フルリモートに移行する上でまず問題になったのが、自社メディアの取材などや打ち合わせなどで利用するスペースをどう確保するのか、ということ。そこでCINRAが導入したのが「SPACEMARKET」です。「SPACEMARKET」は、様々なレンタルスペースを簡単に貸し借りできるサービス。日本全国、様々な場所にあるレンタルスペースを使って取材を実施することができます。また、フルリモートに移行したとはいえ、弊社ではリアルな場で顔を合わせコミュニケーションをとることを大切にしています。取材だけではなく、ブレストやチームの集まりなど、様々な場面で利用できる場を提供するため「SPACEMARKET」が導入されました。


・地味に困る大部数印刷! 「ACCEA(アクセア)」

ACCEA」はオンデマンドプリントショップです。CINRAではペーパーレス化を進めていますが、印刷物が必要なシーンもまだまだありますよね。そんなときに便利なのが「ACCEA」! 提案書など大量の印刷物も事前にデータを送っておけば、「ACCEA」の店頭で受け取ることができます。また、都内に40店舗もあるので(2020年12月現在)、その時々で都合の良い場所で受け取り可能! 法人契約すると担当がついてサポートしてくれるのでとても心強いです。


・すぐにプリントしたいときは「ネットワークプリント for Biz」

ネットワークプリント for Biz」とは、全国のファミリーマート、ローソン、ポプラの複合機を利用したプリントサービスです。このサービスを使えば、クラウド上にアップロードしたデータをコンビニで印刷できます。提案資料など大量の印刷にはACCEAが向いていますが、弊社では手軽に数枚印刷がしたい場合、この「ネットワークプリント for Biz」の利用を推奨しています。


上記3つのサービスはいずれも法人契約が可能! 法人契約をすると利用分を一括請求してもらえるので、利用する度に支払いをしたり、メンバー1人ひとりが経費精算をする必要がありません。その点でも導入のポイントが高かったです。

その他、弊社ではフルリモート移行以前より様々なオンラインサービスを利用しています。今回はその中から二つピックアップしてご紹介いたします!

・メンタルケアのクラウドサービス「Carely(ケアリー)」
・年末調整など手続きをペーパーレスに!「SmartHR」

・メンタルケアのクラウドサービス「Carely(ケアリー)」

Carely」とは、産業医面談や衛生委員会が管理など、人事労務担当者が行う健康管理に関する業務をオンライン上で一括管理できるクラウドサービスです。専門家へのチャット相談機能も備わっているので、人事や労務を通さず臨床心理士や保健師、カウンセラーや理学療法士などの専門家に気軽に健康相談ができます。弊社では従業員を対象に実施される年に一回のストレスチェックもCarelyで行っています。


・年末調整など手続きをペーパーレスに!「SmartHR」

SmartHR」とは、クラウド人事労務ソフトです。このソフトを使えば入退社管理や従業員の情報を一元管理できるんですよね。また、社会保険の電子申請も可能。給与明細の配布、年末調整の申請もオンライン上で行えます。その他、社会保険の年度更新、育休手当の申請など、今までハンコが必要だった社会保険の申請周りも(一部)電子申請が対応になりました。人事・労務の業務もどんどんペーパーレスで身軽になっていきますね。


以上、弊社がリモート下で取り入れているサービスのご紹介でした。

今後このストーリーでは、CINRAならではのフルリモート勤務をサポートする制度や取り組みについてもご紹介する予定です。お楽しみに!

弊社では、人事・総務など、バックオフィスの方々が集まるコミュニティを運営しています。そのコミュニティでは、バックオフィスの方それぞれが持っているノウハウを共有する目的のもと、テーマを設定した座談会などを定期的に開催しています。ご興味がおありの方は、是非こちらをご覧ください。

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