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IT会社だけど…「目指せ!脱アナログ!」一歩ずつ進めてます

こんにちは!企画室の黒田です。
今回のストーリーでは、フォーミックスのバックオフィスの取り組みについてご紹介したいと思います。

ITサービスを扱う会社なのに、会社の中を覗いてみると色々とアナログ…。ということ、よく耳にしませんか?
お客様には最新の技術を使ったサービスを提供しているのになぜ…!

率直に言うとフォーミックスも、Excelを使ったデータ管理や紙を出力して行う申請など、アナログ全開な会社でした(今も多少残っていますが。。)。
ただ作業を棚卸していくと、そういった管理をしていることで作業が非効率になっていたり、欲しい情報が手に入らない状態になっていることもしばしば…

効率的で効果的な会社運営のためにも、フォーミックスでは、数年前から少しずつ脱アナログに向けた取り組みを進めています。



■脱アナログに向けてこれまでやったこと

まず最初に手を入れたのが、勤怠管理。
それまでは1か月が締まると、各自Excelで作った勤務表に、上長に承認印をもらっていたり、休暇を取るにも、各自手書きで申請書を作って、上長に承認印をもらっていたり。。
すべてにおいて、手間も時間もかかっていました。

社員数も増えてきたし、もうそろそろ限界…ということで、勤怠管理をはじめバックオフィス業務の管理ができるシステムの導入を決定しました。
それが2年ほど前。結構最近です。笑

導入後は全フェーズで工数が削減され、書類の確認~集計が完了するまで数日かかっていたところを、今では数時間で完了するまでになりました。便利…!!

勤怠申請に続いて、同じシステムに搭載されている工数管理機能も利用し始め、プロジェクト内部の可視化をスタートしました。
リアルタイムで案件状況を把握出来ることはもちろん、これまで見えづらかったプロジェクト進行中の良い悪いの波が見えてきて、どこに課題があるのかを把握すること、それに対してどう対策をしていくのかの検討がしやすくなりました。



■今後計画していること

まずは、売上仕入管理のシステム化!
これまではExcelで数値管理をしていましたが、社内のメンタープログラムの一環で若手メンバーが管理システムの開発を進めています。
今年度内にはリリースできそうな予感なので、改めてご紹介します。

またバックオフィスの方なら、今ちょうど準備を進めていらっしゃるかもしれませんが、2022年1月に控える電子帳簿保存法の改正に合わせて、フォーミックスでもペーパーレスに向けた準備を進めています。

第1弾として、12月から、システムを使った経費精算申請を段階的に導入していきます。
脱・Excel!脱・出社しての書類提出!
銀行や会計システムとの連携も可能となるので、バックオフィス業務の効率化が進みそうです。

他にも、近日中には請求書発行システムの導入が予定されていたり、また社内申請を書類ではなくWEB上で完結させる取り組みも先日から準備をスタートしました。



バックオフィススタッフが少ないこともあり、一気にいろいろなことを変えていくことはなかなか難しいのですが、現場メンバーの力も借りながら、一歩ずつ脱アナログに向けて進んでいるところです。

社内メンバーの無駄な工数・手間を減らして、より時間を使うべき業務に集中できるように、また様々な働き方に対応できるように、引き続き社内環境を整えていきたいです。

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