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業務マネジメントの心強い味方!チームのタスク管理ツール:asanaの紹介

こんにちは。ローカルワークスインターン生の濵田です!

弊社ローカルワークスでは、定額リフォームB2C比較サイト『リフォマ』、建築業界のB2Bマッチングプラットフォーム『ローカルワークス サーチ』、建築事業者間の決済代行・保証サービス『ローカルワークス ペイメント』などの建設事業者の課題解決を行うサービスを提供しています。


今回はローカルワークス内で業務管理ツールとして利用している「asana」の便利な機能をご紹介します!


↓asanaの公式HPはこちら


目次

asanaとは?

asanaの優れている機能

 ①どうやって使うの? ー 利用者が操作しやすいデザイン設計

 ②今この仕事どうなってる? ー OKR形式の管理設

 ③なんでこの仕事しているんだっけ? ー プロジェクト要旨

asanaをもっと知りたいあなたへ


asanaとは?

タイトルにもある通り、asanaは「組織の業務管理ツール」です。


社内での目標を決定し、目標達成の期限、目標達成までにしなければならないこと(プロジェクト)を一覧化。さらに各プロジェクトを細かいタスクに分けて、誰がいつまでに…

組織で業務を遂行する場合は、このように複雑になってしまい、結局誰が何をやっているのかが曖昧になってしまいます。そこで必要となるのが「業務管理ツール」です!


業務管理ツールに関しては、現在様々なものがあります。Trello、Evernoteといった王道のものからNothion、TodolistのようなTo Doリストでタスクを管理するもの、Excelやスプレッドシートで管理しているチームもあるのではないでしょうか。

ローカルワークスでも、以前は口頭、オンライン上のコミュニケーションで各個人のタスクを管理していましたが、asanaを導入することにより、業務効率が劇的に改善しました!


asanaの優れている機能


①どうやって使うの?ー利用者が操作しやすいデザイン設計

asanaのタスク管理画面は、利用者にとって非常に使いやすいデザインになっており、asanaの機能についてよく知らなくても視覚的に操作が可能です。

さらに、タスクを完了すると、動物がお祝いするアニメーションが出てくるので、タスクを完了するだけでも少し楽しくなります。笑



②今この仕事どうなってる?ーOKR形式の管理設計

組織が目標を達成するためのフレームワークのひとつとして「OKR」という進捗測定方法があります。

OKRとはObject(目標) and Key Result(主要な結果)の略で、目標と目標までの進捗を測定する指標を設定するという進捗測定方法です。

↓OKRについての詳しい記事はこちら

Asana で目標を作成、追跡する方法 | 製品ガイド * Asana
多くの組織は、後に陳腐化するだけの目標を仕事の指針として設定し、時間とリソースを無駄にしています。Asana の ゴール を使用すれば、何を目標にしているのかということに関して信頼できる唯一の情報源を設けられる上に、それはその目標を達成するための仕事に紐づけられています。その方法について解説していきます。 組織がまだ目標と主要な結果 (OKR) を設定してない場合は、 目標計画について書かれた電子書籍を読む ことから始めていただき、フレームワークについて学んでいただいた上でお試しいただけます。 こうしたコ
https://asana.com/ja/guide/examples/project-management/goals-okrs-planning


asanaはOKR形式の進捗管理をベースとして設計されています。

asanaの主要機能の1つであるゴール機能では、目標(Object)に対する進捗(Key Result)が視覚的に判別できるデザインになっています。

ゴール機能を使うことで、本来であれば会議で1〜2時間かけて報告するような業務の進捗も、誰でも分かりやすく、かつ一瞬で分かるようになっています!



③なんでこの仕事しているんだっけ?ープロジェクトの要旨

社内でプロジェクトの種類が多くなってくると、そもそもこの業務の目的が分からなくなり、当初想定していた目的を達成する前に終わってしまったり、方向性がズレてくることがあります

asanaでは、プロジェクトごとに「プロジェクトの要旨」を記入できる機能があります!プロジェクトの要旨を書くことで、「なぜ取り組んでいるのか」「いつまでに終わらせる必要があるのか」「ゴールは何か」を明確にしてからプロジェクトを始めることができるため、最短距離でゴールに向かうことができます!



asanaの公式HPでもプロジェクトの要旨を上手く活用する方法を紹介しており、プロジェクトを効率よく管理、遂行するために必要不可欠な機能だと言えるでしょう…!!


ローカルワークスでも、誰が読んでもそのプロジェクトの目的や方向性が理解できるよう、「エグゼクティブサマリー」の書き方に沿ってプロジェクトの要旨を書くことが推奨されています!

↓asanaがおすすめするプロジェクトの要旨の書き方:「エグゼクティブサマリー」とは?



asanaをもっと知りたいあなたへ

この記事を読んで、asanaについてもっと知りたくなった!という方もいるのではないでしょうか?

(いてほしい!笑)

asanaについてもっと調べるのも一つの手段ではありますが、asanaでは「asanaアンバサダー」という認定資格が存在します!

これは誰でも応募することができ、asana社から知識を認められれば、asanaアンバサダーとして公式に認定され、アンバサダー限定の追加コンテンツが利用できるようになります!

ご興味があれば是非応募してみてください…!!

↓asanaアンバサダーについてはこちらをご覧ください。

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