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新型コロナウイルス禍におけるMikatusの働き方をまとめました

こんにちは。Mikatus(ミカタス)人事・採用責任者の長井です。

当社は2020年2月25日に国が決定した「新型コロナウイルス感染症対策の基本方針」を受けて、その翌日の2月26日から現在までリモートワークを実施しています。そしてこの7月もリモートワークを延長しています。

今回は、この緊急事態のさなかに当社が取った行動や働き方をまとめてみました。

本社・支社含む会社全体でリモートワークへ

リモートワークを実施するにあたり、経営陣が2月26日の午前に基本方針を全社周知しました。

  • 2月26日午後から3月6日までの2週間に限定
  • リモート(できるだけ外出しない)を推奨
  • この期間のミーティングについてはミーティングオーナーがキャンセルかオンライン実施かを決定
  • ヘルプデスクについては、出社して業務を継続

いかにスピード感を意識してスタートしたのかがお分かり頂けると思います。

その根底にあり何よりも大事にしたのが、Mikatusメンバーとそのご家族、そしてお客様や取引先様を絶対に危険にさらさないこと。よって細かいことは後で柔軟に対処していくこととし、全社のリモートワークが始まりました。3月2日にはコーポレートサイトでお客様を始めとした関係者の方へのお知らせも出しています。

しかし、全社一斉にリモートワークとはいきませんでした。ヘルプデスクのリモートワーク化については課題があり、諸々の調査や検討、業務フローの改善など新たなサポート体制の構築が必要でした。結果、他の部署よりも1ヶ月ほど遅れて実施することとなりました。



リモートワークで何が変わったか

Mikatusでは、リモートワークの本格的な導入にあたって、ナレッジ不足を心配していましたが、従来、支社メンバーとのミーティングや遠方のお客様との面談はオンラインで実施していたため、非常にスムーズに移行できたと思っています。ここでは、導入にあたって変わったこと、変わらなかったことをお伝えします。

変わったこと

■Google Meet、またはZoomによるオンライン化

  • 社内ミーティング
  • 商談
  • 採用面接
  • 社内施策
    • オールハンズミーティング ※全社員参加型ミーティング
    • ウェルカムランチ・シャッフルデスク ※「Mikatusを知る」「仲間を知る」を目的に実施している人事施策

採用面接はカジュアル面談や一次面接から内定後のオファー面談まで全てのフェーズを Google Meet に移行しました。結果、リモートワーク前よりも多くの方とお会いすることが出来ました。

また、ウェルカムランチとシャッフルデスクは、リモートワーク開始当初は中断していましたが、全社でコミュニケーションが取りづらい「こんな時だからこそやるべき」として、少しだけスタイルを変更してオンラインで再開しています。

■ヘルプデスクのサポート体制再構築

自宅インターネット環境などの問題により、サポートメンバー全員で受電することが不可能なため、電話担当、メール担当など役割分担することで新たな体制を構築しました。

■3月の全社飲み会の中止

当社では年3回(3月、9月、12月)に東京本社内で支社メンバーも含めた全メンバーで飲み会を実施しています。ですが、メンバーの安全を考えて中止となりました。

(ほぼ)変わらなかったこと

■通常業務

  • 業務端末は入社時から全メンバーがWindowsのノートPCやMacBookを貸与
  • ビジネスツールはG SuiteとChatworkを利用

ヘルプデスクの環境面以外では、通常出社時と大きく変わる点はなく、問題なくリモートワークに移行が出来たと思います。また、経営管理グループも常に1人は出社体制を取っていますが、ラッシュを避けて出社するなど、リスクを極力抑える形で対応しています。

その他

■オンライン飲み会

執行役員の上村自ら、平日1時間限定で16日間連続の参加自由型オンライン飲み会企画を起ち上げ、実施しました。
業務以外でのコミュニケーションが少なくなったことへの配慮からですが、今ではそれぞれ声を掛け合い、実施するようになっています。

■オンライン勉強会

メンバー企画により社内で定期的に読書会や勉強会を実施していましたが、
オンラインのカジュアルなコミュニケーションの場でも実施し、メンバー達もなるべく平常時と変わらないメンバー間コミュニケーションを意識し、過ごし方を考えてくれています。

まとめ

当初は2週間の限定的なスタートだったリモートワークも緊急事態宣言や東京アラートなどの状況を見つつ、今日まで続けて実施しています。メンバーとそのご家族に感染者が現時点で1人もいないという事実と、業務に大きな支障が出ていないことから一定の効果を得ていると考えています。

新型コロナウィルスの感染不安もそうですが、私自身も人生で初となるリモートワークで、個人として、人事担当として様々な不安がありました。

不安を抱えたまま過ごしてきたなかで得た気づきを、良かった点をGood、改善点をMottoとしてまとめました。

Good

  • Mikatusメンバーとそのご家族に感染者が出ていない!
  • 経営陣が陣頭指揮を執ってくれたことでメンバーは安心して業務に集中できた
  • メンバーが様々なカタチでコミュニケーションを絶やさない工夫をしてくれた
  • 細かいことを抜きにして、各自が事情を理解しあい、柔軟に判断してこれた
  • リモートワーク、意外にやれんじゃん、という手応えを感じた
  • 選考期間の間、1度も直接お会いしないで入社を決めてくれた方は9人!
  • 通勤のストレス軽減が図れたと共に、通勤時間に相当する時間を健康維持や学習など別の有意義な時間に充てることができた

Motto

  • ヘルプデスクは平常時と同レベルの対応が難しい
  • 業務上のコミュニケーションコストは確実に増えた
  • 自宅での業務環境構築に対する会社としてのサポートが必要だったかもしれない
  • メンバーの心理的ストレス緩和への配慮は行き届いていたのかと課題が残る
  • オンラインミーティングでのリアクションや間の取り方は参加者みんなで工夫する必要あり
  • Google Meetは通信品質に少々難あり
  • セキュリティはどこまで突き詰めれば良いかゴールが見えない
  • 小さなお子さんがいる家庭では、ON/OFFの切り替えの難しさがあり、思うように仕事に集中できない場合がある

いかがでしたでしょうか。

新しい生活様式に則った、リモートワークを含めた働き方をMikatus流に改善しながら、引き続き頑張ってまいります。

コロナ禍においても、Mikatusは積極採用中です。もしご興味がある方いらっしゃいましたらお気軽にご連絡ください。

お待ちしております。

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