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リモートワーク時代の”雑談”、どうする?~「Remo」で探る、バーチャル休憩スペースの可能性~導入編

みなさん、初めまして!
サーバーワークスで採用担当をしている倉田です。

かれこれ数か月、オフィスに出勤しないことで運動不足を痛感しています。
なんとかしたいと思った結果、最近はレンタサイクルを利用して「密」にならないように近所を爆走するようになりました。
電動自転車って素晴らしいですね!人知れず風になる楽しみを味わっています。

さて、今日はリモートワークと、それによって必要性が再認識されつつある「雑談」への私たちの取り組みについてご紹介したいと思います。

みんな思ってた。「雑談したい」

緊急事態宣言が発令されるより少し前の2020年2月17日、サーバーワークスでは全社にて原則リモートワーク推奨となりました
各企業の対応にはバラつきがあったと思いますが、この決定は比較的早い判断だったのではないかと思っています。
様々な不安がある中、オフィスに行かずとも仕事を進めることができるようになり、個人的にも大変ありがたかったです。

私たちはもともと「クラウドワークスタイル」という制度としてリモートワークを積極的に活用してきましたが、ここまで長期的に全社員がリモートとなるのは初めての経験です。
(詳しくは当社のエンジニアであるタムラがこちらに書いていますのでご覧ください)

そこで各々の感じる課題や対策案などを集めようと、全社員を対象として「リモートワークについてのアンケート」が実施されました。
非常に色々な意見が寄せられましたが、中でも多かったものの一つが

「雑談が減った」

というものです。
コミュニケーションの「量」もしくは「質」に課題を感じている、という意見ですね。
私も同じ思いを持っていたので、他の社員と同じように「雑談が減って寂しい」とアンケートに書いていました。

テキストでの雑談に気が引ける理由

確かに、以前のようにオフィスに出社していれば、ちょっとした挨拶や何気ない会話は当たり前のようにありました。
今はほとんどの人と直接会うことができないので、誰かに話したいことがある時は
「意図してテキストを打ち、送信する」というプロセスが必要なんですよね。

サーバーワークスではSlackでのやりとりが非常に盛ん(雑談チャンネルも多数あります)なのでそれほど意識していなかったのですが、雑談における
「わざわざテキストを打って(場合によってはメンションをつけて)呼びかける」
というアクションは、人によっては結構高いハードルなのではないか、と感じたのです。

業務のことなら、報連相が必要ですし上記のプロセスは当然として行われます。
ただ、ちょっと息抜きで雑談したいと思った時に
「自分がメッセージを送ることで相手の時間を奪ってしまうのではないか」
と考えると、わざわざ業務外のどうでもいい話を文字で送るまでもないかな…となり、必然的にリモートで雑談する機会は減っていくわけです。

みんなが同じ空間にいれば、ちょっと声をかけるだけでよかったんですけどね。

リモートワークは通勤時間がなくてよいけれど、会社の休憩スペースでコーヒーを飲みながらのちょっとしたおしゃべり、恋しいなぁ…

オフィスの休憩スペースをバーチャルで再現

アンケート結果から、そんな風に雑談がしたいと思っている人が多くいることが分かりました。
そこで、もともと私の所属する部でオンライン飲み会用に使っていた「Remo」というツールを全社向けにオープンし、雑談や軽いミーティングなどで自由に使ってもらおう!ということになりました。

この「Remo」、もともとはオンラインカンファレンスツールです(プランにより会議室などの機能を想定したバーチャルオフィスも再現できるようです)。
概要としては、一つの大広間のような部屋にたくさんのテーブルがあり、参加者はテーブルを自由に行き来することでいろんな人と話ができる、というもの。

GoogleMeetやZoomのようなビデオチャット画面の共有はもちろん、個人ごと/テーブルごと/部屋全体のテキストチャットが用意されていて、各テーブルではホワイトボード機能を使ってお絵かきやマインドマップの共有なんかもできるようになっています。
画面の上方にはステージがあり、ここに登壇して動画のライブ配信や部屋にいる全員へプレゼンテーションを行うこともできます。

早速、こんな感じでバーチャルオフィスを作成してみました。

私たちのオフィスにはクラウドのショールームというコンセプトがあり、作業に集中するための私語禁止エリア(集中エリア)コミュニケーションをとりながら業務をするエリア(コミュニケーション&コラボレーションエリア)などに分かれています。
オフィスはフリーアドレスなので、社員はその日の業務内容に応じて好きなエリアで仕事をすることができます。(詳しくはこちら

上の写真にバーチャルコラボレーションエリア&リフレッシュルームと表示していますが、これはリアルなオフィスのコラボレーションエリアとリフレッシュルーム(休憩スペース)をオンラインで再現しているという意図です。

1日目:あんまり人こない

いきなりのアナウンスであったこともあり、人があまり集まりません。
朝~昼~夜と、Slackで「みんなここ来てみてよ~っ!」としつこく誘いかけます。

ちなみに、およそ150名の従業員が参加するチャットのチャンネルで発言するのは、小心者の私には非常にハードルが高かったのですが、Remoにおいでよ~おいでよ~とポストし続けることで、だんだんと気にならなくなってきました。今回の取り組みを通して、オンラインで雑談ができるようになったうえに鉄のハートを得られるとは、一石二鳥です。

2日目:テーブルをカスタマイズ

1日目に参加してくれたメンバーから、早くもたくさんのフィードバックをもらうことができました。

余談ですが、こういった新たな取り組みを始めた時に部や課に関係なくすぐに他のメンバーが参加してくれるのは、サーバーワークスのとても素敵な文化だと思います。
しかも文句を言うのではなく、どうやったらもっと良くすることができるかを当たり前にみんなで考えていくという、ポジティブな風土が出来上がっているのです。
(涙が出るほど前向きで素敵な社風です)

さて、フィードバックとして
「話しかけていいテーブルなのか分からない」
「何の話をしているかわからないので、入りづらい」
というものがあったので、Remoを使う心理的ハードルを下げる目的でテーブルごとに名前をつけてみました。
デフォルトでは何もない状態ですが、各テーブルにタイトルをつけられることが分かったので、思いつくままにテーブルをラベリングしてみました。
この作業、地味に楽しいです。

雑談しようぜ!
ひと息入れたい!
MTGはココ!
初めて来てみた!
仕事してるけど会話OK!
コーヒー飲みたい
まったりしたい
もう飲みたい 

 …などなど

だんだん参加してくれる人が増えてきました!うれしい限りです。


そして3日目に続く

当面の目標は「社内にこの雑談スペースがあることを周知して、たくさんの人に気軽に利用してもらう」ことだと考えているので、さらに試みを重ねていくことになります。

3日目以降にどんなことをしているかは、こちらの別記事にまとめていますのでぜひご覧ください。


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