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創業から16年間で初!国境を越えたグループ会社合同締め会の企画から開催まですべてお見せします。

こんにちは。バイタリフィでWEBマーケを担当している東田です。
3月5日に、弊社創業から16年間で初!国境を越えたグループ会社合同締め会を開催しました!

実際に、言い出しっぺの私が、企画~当日の運営までやったことをすべてお見せします!
リモート体制になって、なかなか社内のイベントやチームビルディングができず困っている方は是非最後まで読んでみていただけますと幸いです!

弊社のWEBマーケ求人に関してはこちらをご覧くださいませ。
事業の成長に直結!WEBマーケター兼フロントエンドエンジニア募集!

最初に。。。

弊社は、DX時代をチャンスにする企業を増やすために、ベトナムでのオフショア開発や、iPhone、Androidなどのスマートフォン向けのアプリ開発、Webサービスの企画開発、運用、AIソリューション提供を行っているバイタリフィと申します!

バイタリフィグループ全体では計5社でお客様のビジネスの発展のお手伝いをさせていただいております。

バイタリフィグループ
バイタリフィ ← 私が在籍する会社
バイタリフィアジア ←ホーチミンにある開発会社
アイスマイリー ← AIポータルメディア運営会社
スクーティー ← ハノイにある開発会社
トラム ← デジタルマーケティングから制作まで行う会社

そんなグループ会社全体をどうやって巻き込んで締め会を開いたのか?

どんな苦労をして、どのように問題解決していったのか?

リアルな体験レポートをここに記載したいと思います。(結構、長文です。笑)

かれこれ、月日は遡ること、2か月前。。。

管理部の中里さんにふとチャットしたのがきっかけでした。

新入社員や中途採用の新しいメンバーがたくさん入ってきているのにも関わらず、1年近く社内イベントを自粛している…
また、海外に拠点を持つグループ会社にも関わらず、ベトナムの拠点と関わっているのはほんの一部のメンバーだけ…

そんな状況をもどかしく思っていた時に、下記のChatworkさんのストーリー記事を見て、これなら弊社でもできるのではないかと提案したのが始まりでした。
↓↓↓
これはもうテレビ番組だ! 〜全社合宿の運営の裏側公開〜

普段のウェビナー企画よりも大変だった企画書作成。。。

とりあえず、前向きな方向性で話が進んだので、幹部会議用の企画書の作成に取り掛かりました。
(元“ド”ベンチャーで働いていたせいで、やる方向性に決まったらすぐに行動したくなるタイプ…)

普段ウェビナーの企画・運営やプライベートでもDJイベントのオーガナイズもしているので余裕だろうと思ってました!この時までは・・・・・・・・・・。

企画書を作成しながらいくつかの問題を見つけてしまいました。わからない方が幸せな人生だった。

問題点
・グループ会社合わせて、全体人数は計200名以上なのに、現状のZOOMのプラン的に100アカウントまでしか同時ログインができない。
・ベトナムと日本では時差が2時間あり、就業時間が各社異なる。(何時に開催しよう。)
・いろんな国籍のスタッフがいるため、日本語/ベトナム語/英語が理解できないスタッフがそれぞれいるため、共通の言語がない。(どうすればみんなが楽しめる開催ができるのか)
・緊急事態宣言中だけど全員必須参加って今の情勢的にどうなの?



やっとこさ、色んな問題があることにやっと気づきました(遅い)

各グループ会社社長に直談判と幹部会議で提案へ。。。

各グループの社長に、企画書と熱意をもって「グループ合同締め会を開催したい。」と直談判しました。

もちろん、想定していた問題点に関しても、「対策方法を検討するので、全社員にとってより良い締め会にするために相談させてください。」と、事前にお伝えする営業テクも少々使って。。。(笑)

前例のない企画でしたが、弊社の場合は、
グループ会社の社長と幹部会議ともに、すんなりと許諾を得ることできました。

というのも、社名の由来でもある
バイタリフィ=Vitality for you
の精神を持った方が社員が幹部以上にはいるため、新しい企画であっても目的が明確であれば、「まずはやってみよう」と前向きに検討いただけます!(本当に皆様いつもありがとうございます!)

問題点となっていた部分の解決方法を調査。。。

やると決まったら、後は突き進むのみ!
事前に問題点となってた部分はこのように解決しました。

問題点とその解決法

・グループ会社合わせて、全体人数は計200名以上なのに、現状のZOOMのプラン的に100アカウントまでしか同時ログインができない。
➡ベトナム拠点では全社員が出社しており、モニター1台に対して複数人で閲覧することが可能!そのため、ZOOMのアカウントは社員数に依存せず100台以下で収まる!

・ベトナムと日本では時差が2時間あり、就業時間が各社異なる。(何時に開催しよう。)
・緊急事態宣言中だけど全員必須参加って今の情勢的にどうなの?
➡日本時間 18:00~20:00(ベトナム時間 16:00~18:00)で開催に決定。
19時定時の弊社バイタリフィの業務時間を基準とする。
18:00~19:00はプレゼン企画を実施。(弊社社員は全員参加、グループ会社の社員は任意参加)
19:00~20:00はレクリエーションをメイン。(全グループ社員を任意参加。)
定時外の為、飲みながら参加OK!
という形で決定しました。


・いろんな国籍のスタッフがいるため、日本語/ベトナム語/英語が理解できないスタッフがそれぞれいるため、共通の言語がない。(どうすればみんなが楽しめる開催ができるのか)
UDトークというアプリを使って、Zoomで日本語をベトナム語へ同時翻訳して言語の壁を乗り越えました。参考URL:https://note.com/kensho_sakigake/n/nad7dc05a7287

プレゼント企画案を形に。。。

グループ締め会の企画を進めているときにこんなお声をいただきました。

そうなんです。締め会の1週間は、弊社バイタリフィの代表の川勝の誕生日でした。
ということで、サプライズをの追加企画始めました!

各グループ会社社長との調整

川勝社長には内緒にするため、他のグループ各社の社長との別のチャットグループを立てて、ひそひそと計画を実施。

物のプレゼントに関しては、バイタリフィのオフィスでライブ中継をしながらプレゼントを渡す方向性になったので、ばれないように宅急便でプレゼントを送ってもらったり、、、

まるで気分はフラッシュモブをやっているようでした!(いや、やったことないけどw)

バイタリフィ幹部陣との調整

バイタリフィ内でもプレゼント計画を実施するため、社長を除いた幹部陣を集めたチャットグループを作成。社長にばれないように、打ち合わせはできないので、全部チャット内で決めていかなきゃいけず、終始わたわたしてました。(笑)

幹部陣でアンケートを取って、サプライズメッセージムービーとバイタリフィグループ全社のロゴが入ったマグカップをあげることになりました!

同時並行で、ゲーム大会の内容決め。。。

19時以降はレクリエーション!!!
せっかく参加いただいている皆さんが積極的に交流を深めてほしいと思い、
チーム対抗戦の<賞品あり>ゲーム大会を企画しました。

ゲーム大会。意外と内容を考えるの難しかった。。。。。

というのも、
国籍問わずみんなが楽しめて、かつ自社知識を深められるゲーム内容って何だろう?

ジェスチャーゲームとかみんなで解答合わせようゲームとか諸々検討はしたものの
PC1台に対し、複数人いる企業もいるのを考慮するとなかなか相応しくはないと思い
かれこれ、1か月くらいずっと何がいいかなと考えていました。

最終的に、落ち着いたゲーム内容がこちら。

チーム対抗戦バイタリフィグループに関する激ムズクイズを考えました。(笑)

上記の社長バースデーサプライズの調整と合わせて、社員が知らないような内容をクイズにしたいという趣旨を伝えて、各グループ会社社長にも協力を仰ぎました。

そしたら、まさかの、赤ちゃんの時の写真をくれた社長もおりました。(笑)

本当に色んな人にお手伝いいただき、サポートいただき、組みあがった締め会でした。
ありがとうございました!!!!!!!!

いざ、当日。。。

チャットでの連絡は密にとっていたものの、全体通してのリハーサルなどはせず、ぶっつけ本番で当日を迎えました。(最後の最後に、私の性格が表れちゃった、すみませんでした笑)

↑ベトナム語の字幕はこんな感じ~。

私は、運営者側の人間なので、当日も司会進行に徹底した役回りをしました(^^)/

実際に当日使用したスライドをお見せします!
こちらは、締め会の最初に、参加者向けに概要と諸注意を説明をした資料です~!

オンラインでの開催ということで、最も重要なポイントが上記の8ページ目から10ページ目の内容。

オンラインでの締め会はチャット欄でみんなが盛り上がることが重要!!!!!!

これ、予想以上に重要なんです。

よくウェビナーの企画や進行・登壇をやらせていただくのですが、オフラインのイベントと違って、参加者の雰囲気や反応が見えずらいし、共有しづらいというのが身にしみて感じていました。

そして、今回は“締め会”なので、より“楽しさ”が重要になってくる部分でもあるので、参加者自身でコメント(感情)のアウトプットを積極的に行ってもらい、みんなで作り上げる形式のオンライン締め会にしました。(^^)/

ということで、ぶっつけ本番で行った締め会当日どうだったのか・・・・・・・????

締め会結果は。。。

大成功に終わりました!!!

全体通して大きな問題がなく進み、川勝社長バースデーサプライズもばれておらず、協力してくれた皆様のおかげで無事に終わりました!

実際に参加してくれた社員からも下記のようなコメントをいただいて一安心。。。



何よりも3つ目の「思ってたのと全然違って楽しかった」というのが1番嬉しかったです。

ふとやりたいなと提案したものが、これだけ多くの人を巻き込んで、形にできて
結果的に全員で楽しめたのは、弊社バイタリフィグループでは、バイタリティ溢れる社員が多いからこそできたのだと感じております。

弊社でも、1年近く社内イベントを自粛しておりましたが、今回のイベントを通じて、コロナ禍でも社内イベントができることが分かりました。
また、海外に拠点を持つグループ会社という特徴があるので、全社員で国境を越えたコミュニケーションができて良かったです。
このイベントをキッカケに仕事のやり取りに関しても、これまで以上に積極的に、グループ会社の垣根を越えてコミュニケーションをはかってほしいと思います。



弊社バイタリフィは、一言で言えば、開発会社です。開発というのは、一人じゃできません。開発プロジェクトのゴールを目指すために、ディレクター、エンジニア、デザイナー等、各分野のプロフェッショナルが集まって、チームを組んで取り組みます。

弊社では、グループ会社全体で、チームビルディングを大切にしています。

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